Porządek w dokumentacji to rzecz niezbędna w skutecznej działalności przedsiębiorstwa. Aby zapewnić ład i efektywną organizację pracy z dokumentacją firmową warto wykorzystać określone artykuły biurowe. Jednym z nich jest datownik. Jaką funkcję spełnia? Czy warto go wykorzystywać?
Czym jest datownik?
Wśród firmowych artykułów biurowych ważną rolę odgrywa datownik. Jest to rodzaj pieczątki z datą, w której jesteśmy w stanie ręcznie ustawić określony dzień, miesiąc i rok oraz za jej pomocą oznaczyć odpowiednie dokumenty, które pojawiają się w firmie. Datowniki używane są najczęściej we wszelkiego rodzaju urzędach, kancelariach prawnych i instytucjach, jednak usprawniają one pracę również w innych firmach, dla których ważne jest oznakowanie dokumentów określoną datą.
Zalety posiadania datownika
Artykuły biurowe w postaci pieczątek z danymi firmy i jej logo są częścią identyfikacji wizualnej przedsiębiorstwa, dzięki której firma jest w stanie zbudować określony wizerunek. Mimo tego, że posiadanie pieczątek czy datowników nie jest obowiązkowe, właściciele często decydują się na zakup tych artykułów biurowych. Jest to często spowodowane tym, iż cena zakupu pieczątki jest niska, a korzyści wynikających z jej posiadania wiele. Co zyskujemy dzięki datownikowi?
- Oszczędzenie czasu – odbicie pieczątki na dokumencie odbywa się zdecydowanie szybciej i sprawniej niż sięgniecie po długopis i zapisanie odpowiedniej ilości tekstu.
- Czytelniejsze dokumenty – pieczątki wysokiej jakości zapewniają dokładne i wyraźne odbicie tuszu na dokumencie. Dzięki temu informacje na nim zawarte są bardziej czytelnie niż w przypadku pisma odręcznego.
- Ułatwiona segregacja dokumentów – Za pomocą datownika, który oznaczy dokumentację według daty, jesteśmy w stanie z łatwością rozdzielać dokumenty oraz zapewnić terminowość w załatwianiu poszczególnych formalności.
Jaki materiał wybrać?
Datowniki, tak jak większość firmowych pieczątek wykonywane są zarówno z plastikowych, jak i metalowych materiałów. Wybór odpowiedniej jakości datownika uzależniona jest od tego, czy chcemy, aby nasze artykuły biurowe były trwałe i użyteczne przez dłuższy czas. W zależności od rodzaju możemy wybrać datowniki z dłuższym i wygodniejszym uchwytem, bądź wersje z antypoślizgowymi stopkami.
Rodzaje datowników
Oprócz jakości materiałów, z których są wykonane, istotną rolę odgrywają również informacje, które umieszczamy na datowniku. Rodzaj pieczątki uzależniony jest zatem od profilu działalności, przeznaczenia czy naszych potrzeb. Podstawową wersją datownika o małym rozmiarze jest pieczątka, która posiada jedynie numery i daty. Jej mały rozmiar jest sporą zaletą, gdy wykorzystujemy pieczątkę poza firmą. Większe rodzaje datowników oprócz możliwości odbicia daty, posiadają także możliwość umieszczenie nazwy firmy, logo oraz dodatkowych informacji. Jeśli chcemy, aby datownik spełniał określoną funkcję, warto zdecydować się o wersje posiadające określony napis, np. przyjęto, odebrano, wysłano. Wśród bardziej eleganckich artykułów biurowych możemy również spotkać pióra wyposażone w pieczątki, które można wykorzystać podczas wszelkich spotkań biznesowych.